Практика работы ведущего мозгового штурма
Мозговой штурм — популярная методика. Казалось бы, простая и доступная — все правила можно найти в интернете. Только ленивый ее не применяет. Но и у этой методики есть слепое пятно, о котором практически нет информации в свободном доступе. Речь о роли и функциях ведущего (модератора, руководителя) группы мозгового штурма. Хотя по факту именно от него зависит конечный результат всей процедуры.
Почему зависит? Почему нет? Давайте разбираться.
Содержание
Мозговой штурм — это не только генерация идей
Даже так: генерация идей — это только один из трех этапов МШ. Начинается все с предварительного этапа подготовки и сбора группы, постановки задачи. А завершается анализом и отбором идей. И все это делает или организует… кто? Правильно – ведущий группы МШ!
Алгоритм Мозгового штурма и действия ведущего
Рассмотрим подробно расширенный алгоритм МШ и действия ведущего на каждом этапе.
1. Подготовка и выбор участников МШ
Ведущий МШ определяет количественный и качественный состав участников группы.
По публикациям последних лет, оптимальное количество участвующих в МШ — 4 человека. Психологи также часто рекомендуют брать в группу людей с разными психологическими качествами. Одни лучше придумывают идеи (генераторы), другие лучше умеют критиковать их (критики), третьи — имеют навыки развития чужих идей и т.д. Оптимально производить набор в группу на основе специальных тестов.
В реальности в чистом виде типичных представителей генераторов и критиков очень мало. Внутри одной небольшой компании их может не быть совсем. В этом случае ведущий может и должен присвоить эти роли участникам. Похоже на метод «Шести шляп» Эдварда до Боно. Руководитель группы назначает роли участникам с позиций стейкхолдеров — тех, кто взаимодействует с поставленной задачей. При этом важным качеством каждого участника становится эмпатия — умение вжиться в образ и понять чувства другого человека/объекта.
Необязательно, чтобы все участники хорошо разбирались в проблеме. Тогда появляется возможность услышать идеи, не ограниченные экспертными границами. В то же время специалисты не должны давить на других участников своим авторитетом и специальными знаниями. В такой группе обстановка будет комфортной и располагающей к творческому мышлению.
2. Обучение участников группы брейнстормингу
Перед каждым этапом мозгового штурма руководитель проводит инструктаж участников. Он объясняет задачу, ограничения, связанные с ее решением, а также приводит примеры удачных и неудачных сессий.
В случае решения задачи повышенной сложности модератор проводит дополнительное обучение инструментам развития творческого воображения (РТВ) и другим ментальным упражнениям. Обучение можно провести как заранее, так и во время проведения МШ, в качестве разминки. Первый вариант предпочтительнее, потому что позволяет участникам получить первичные навыки использования методов РТВ, таких как метод фокальных объектов (МФО), морфологический анализ и др., и использовать их в процессе Мозгового штурма. Ведущему же с обученной группой работать, разумеется, легче.
3. Разминка перед началом МШ
Разминку руководитель проводит до того, как напоминает участникам правила и основные принципы проведения МШ. В это время также рекомендуем выполнить с участниками два-три упражнения на взаимодействие в группе. В среднем разминка занимает 10-15 минут. Для разминки годятся упражнения из курса Развития Творческого Воображения (ТРИЗ) или любые другие подобные.
4. Получение и обработка проблемы
Для этого этапа у ведущего также есть свой алгоритм.
4.1. Обозначение проблемы (откуда она взялась). Скорее всего, это будет один из 4-х вариантов:
- Проблему принес клиент на аутсорсинг.
- Точной формулировки проблемы нет, но есть несколько предполагаемых вариантов, из которых путем обсуждения выбираем одну.
- Проблема заявляет о себе сама, когда игнорировать ее уже не получается.
- Целенаправленный поиск проблемы. Разбираем ситуацию до понимания ее слабых мест.
4.2. Сбор данных, рассмотрение фактов.
4.3. Интерпретация данных, которая включает этапы:
- Изучение обстоятельств, при которых возникла проблема, что ей предшествовало
- Зачем клиент решает эту проблему.
- Цель решения проблемы: что мы хотим получить в итоге.
- Границы решения проблемы — ограничения, которые отражают, что уже сделано или пытаются сделать со стороны клиента.
- Формулировка проблемы для МШ.
4.4. Выбор формулировки проблемы.
Зависит от психотипа и профориентации генераторов, поэтому организатор группы выбирает тот вид формулировки, который наиболее удобен и понятен участникам. Часто он делает это интуитивно.
Виды формулировок:
- В том виде, как она дана (ПКД) клиентом и как понятна ведущим.
- В виде проблемы-аналога (например, из другой области), схожие по одному или нескольким параметрам. В этом случае играют роль опыт и навыки ведущего, который интуитивно может выбрать наиболее подходящий аналог.
- В обобщенном или более частном виде. Для этого ведущий использует дерево целей, которое отражает внутреннюю и внешнюю структуру исходной цели.
- На уровне физических взаимодействий элементов системы. Как предотвратить проблему; в какие моменты она проявляется и что с ней можно в это время сделать; как избежать последствий.
- Антипроблема (проблема наоборот).
4.5. Постановка задачи на МШ.
Напомним, что всю эту обработку проблемы руководитель делает отдельно от группы мозгового штурма.
5. Генерация идей
Основная цель ведущего на этом этапе — стимулировать участников МШ к раскрытию творческого потенциала, концентрации на поставленной задаче и генерации идей. Также ведущий следит за выполнением 3-х правил проведения МШ:
- Запрет критики выдвигаемых идей.
- Запрет обоснования.
- Поощрение выдвигаемых идей, их подхватывание, а также взаимное развитие идей всеми участниками группы.
Важное качество участников — умение переключаться: подхватывать чужие идеи, не цепляться за свои, следовать в направлении, которое обозначил ведущий. При этом именно ведущий контролирует баланс выдвигаемых и развиваемых идей. Все предложения записывают в протокол. Хотя более правильно делать аудио-или видеозапись, а письменный протокол оформлять уже позже.
Этап генерации идей по смысловому наполнению можно поделить на 4 фазы:
- Включение (5 мин.). Создание комфортной рабочей обстановки. Ведущий объясняет задачу и причины ее выдвижения, просит участников предложить формулировки задачи.
- Наполнение (20 мин.). Основная фаза, во время которой выдвигаются большей частью логичные идеи. На этом этапе «снимаются» банальные идеи, стереотипы. Ведущий регулирует процесс и поддерживает дружелюбную и творческую атмосферу группы. Этап продолжается до наступления «ступора» в выдвижении идей.
- Прорыв (10 мин.). Ведущий переключает участников в другие направления поиска решений или применяет креативные инструменты, например, метод контрольных вопросов. На этом этапе ведущий играет роль локомотива, «втаскивая» группу на следующий уровень генерации идей. Выдвигаются идеи по решению ключевой проблемы или по развитию перспективного направления решения.
- Индукция (15-20 мин.). Фаза «второго дыхания». Поиск новых и доработка найденных решений с учетом уже полученной информации. Этот этап работы рекомендуется заканчивать на «высокой ноте» потока генерации идей, не дожидаясь иссякания и усталости участников, чтобы не создавать неприятных ощущений и воспоминаний относительно процесса работы.
Этап генерации завершается оформлением протокола и краткой расшифровкой всех выдвигаемых идей.
6. Анализ идей
На этом этапе руководитель подключается к аналитикам для доработки выдвинутых идей. Вместе они развивают отобранные направления и оценивают их практическую направленность. При анализе могут использоваться другие эвристические методы, например, морфологический анализ. По результатам анализа ведущий может принять решение о необходимости проведения повторного этапа генерации по перспективному направлению либо для его развития, либо для получения первичного набора недостатков.
Результат этапа анализа идей — их обобщение и обоснование применения в конкретных условиях.
Суть работы и роль ведущего в Мозговом штурме
Подробнее остановимся на личности руководителя МШ. Все его действия во время сессии, техники и упражнения, подсказки и способы переключения — это все результат его квалификации, навыков и опыта. МШ — творческий процесс, и его ход зависит от того, какой путь выстраивает ведущий. Он — как дирижер в оркестре: есть партитура, а есть понимание, как в целом должно звучать произведение. Вот так и организатор дирижирует участниками группы, «сыгрывает» коллектив и приводит к нужному результату тем путем, который он видит. Поэтому от личности ведущего зависит результат МШ.
Рекомендуемые характеристики ведущего:
- Высокая творческая активность, помноженная на доброжелательность к идеям участников.
- Авторитетность в группе.
- Навыки работы генератора и аналитика.
- Высокая скорость реакции и обширные ассоциативные связи.
- Способность брать ответственность за свои решения.
- Умение провести отбор в группу.
- Умение обучить инструментам РТВ и ментальным упражнениям, психофизическим техникам.
- Навык постановки и формулировки задач.
- Умение по максимуму раскрыть потенциал участников.
- Умение классификации и оценки идей.
- Проведение анализа итогов МШ и использование их для повышения личной экспертности.
Функции ведущего:
- Не допускать критики и оценки высказываемых идей.
- Следить, чтобы не говорили все сразу, и давать возможность высказаться менее активным участникам.
- Контролировать, как ведется протокол предложенных идей, с учетом их корректировки
- Во время пауз предлагать собственные идеи.
- Предлагать техники и приемы для развития идей.
- Удерживать группу в рамках обсуждаемой идеи, позволяя при этом выходить за привычные границы.
- Завершать МШ, когда вышло время или обсуждение зашло в тупик.
- В случае необходимости инициировать новую встречу для подведения итогов МШ.
При этом секретарские обязанности, такие как регистрация предложенных идей, их краткая расшифровка, исключение дублирующих идей, в функции ведущего не входят.
Расшифровку идей нужно проводить день в день, потому что даже суточная задержка приводит к потере до 40% полезной информации.
Зона роста ведущего Мозгового штурма
Ведущий обучает участников МШ творческим методикам, а это означает, что он должен владеть определенным набором креативных методик, уметь их применять в зависимости от ситуации. Чем больше арсенал лидера, чем богаче его опыт и чем лучше он чувствует группу, умеет импровизировать и не смущаться неожиданных поворотов в сессиях, тем больше вероятности успешной работы. Также для повышения своего уровня ведущий должен анализировать прошедшие сессии МШ, находить в них недостатки, неточности и искать способы их устранения. Важно постоянно нарабатывать навыки генератора и аналитика.
Выводы
Мозговой штурм — по-прежнему простой и понятный способ генерации идей. Но чтобы сделать его более эффективным, нужен квалифицированный ведущий, который может привести группу к результату. Чтобы стать таким лидером, нужны знания, навыки и практика. Знаниями мы с вами поделились, так что смело дерзайте. Креативных вам решений и творческих озарений.
